La Communauté de communes Pays de Rouffach, Vignobles et Châteaux (11 communes, près de 13000 habitants) recrute
un(e) assistant(e) administratif(ve).
Ce poste associe l'appui administratif et l'accueil du public. L'agent sera l'interlocuteur privilégié des habitants du territoire pour leurs demandes courantes.
Missions:
- Accueil et traitement des demandes des usagers
- Assurer l'accueil physique du public et la réception des appels téléphoniques lors des plages d'ouverture.
- Orienter les usagers sur le fonctionnement du service des déchets en assurant :
- la distribution ou le remplacement de badges d'accès à la déchetterie et la dotation en tickets
- la dotation des bacs
- le rappel des règles applicables à la déchetterie, des consignes de tri, et de la fiscalité applicable aux professionnels
- Renseigner les usagers du service public d'assainissement non collectif
- Réceptionner et enregistrer le courrier, gérer la boîte de messagerie générique et ventiler les sollicitations vers les services
concernés ;
- Gérer l'utilisation des salles à destination des partenaires.
- Appui à l'organisation des instances :
- Préparer matériellement les séances du Conseil communautaire, du Bureau et des commissions : envoi des convocations,
ordres du jour, notes de synthèse et annexes ; suivi des présences, des excusés et des procurations ; prise de notes en séance
et mise en forme des projets de procès-verbaux et de comptes rendus, sous le contrôle et la validation de la direction.
- Suivi administratif des actes :
- Tenir le registre des délibérations et des décisions
- Contrôler la complétude des actes et de leurs annexes avant transmission au contrôle de légalité et au partenaire
- Assurer la publicité des actes et leur mise en ligne.
- Classement et archivage électronique
- Assurer le rôle de référent opérationnel de la démarche d'archivage numérique engagée avec l'appui du Centre de gestion :
application du plan de classement, reprise des dossiers existants, nommage et rangement, coordination avec les services,
chaque service demeurant responsable de son périmètre.
- Appui administratif et logistique aux services :
- Intervenir en renfort en cas de pic d'activité : mise sous plis, publipostage, saisie, mise en forme. Suivre les fournitures et les
commandes courantes. Mettre à jour le site internet à partir des contenus fournis et validés par les services.
Profil recherché
Le poste pouvant relever du premier grade du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux est accessible par
recrutement direct sans concours et sans condition de diplôme.
Compétences attendues :
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
- Capacité de prise de notes et de restitution synthétique
- Aptitude à appliquer un plan de classement et des procédures d'enregistrement
- Capacité à assimiler une documentation technique et à s'approprier un règlement de service.
Qualités requises :
Sens du service public ; écoute et courtoisie, rigueur, fiabilité et autonomie ; polyvalence; discrétion professionnelle, l'agent
traitant du courrier et des données à caractère personnel.
Un parcours d'intégration est organisé à la prise de poste : formation au service des déchets et tutorat sur le suivi des
instances.
Accueil du public et permanence téléphonique assurés le matin. Les après-midi, fermés au public et sans permanence
téléphonique, sont consacrés au travail administratif.
Présence en soirée les jours de séance du Conseil communautaire, récupérée selon le règlement du temps de travail.