Dans le cadre du développement de nos activités, nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) rattaché(e) directement à la Direction. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative quotidienne, en assurant un soutien efficace aux équipes et en facilitant la communication interne et externe. Vous serez responsable de la gestion des tâches administratives, de l'organisation des documents, et du maintien d'un environnement de travail fluide et organisé. Ce poste offre une expérience enrichissante dans un environnement professionnel stimulant, avec des responsabilités concrètes qui vous permettront de développer vos compétences en gestion administrative.
Vos missions :
1. Organisation & Appui à la Direction
Gestion des agendas et déplacements : Planifier les agendas de la direction, organiser les déplacements professionnels
Organisation des réunions : Coordonner les réunions internes, comités de direction et rendez-vous commerciaux, préparer les ordres du jour, rédiger les comptes-rendus et assurer le suivi des actions décidées.
Communication interne & externe : Assurer la circulation fluide des informations entre la direction, les équipes et les partenaires extérieurs ; rédiger et diffuser les supports et courriers de communication.
2. Gestion Administrative & Système d'Information
Assurer le traitement et le suivi rigoureux des dossiers administratifs en cours.
Veiller à la mise à jour, à la complétude et à la qualité des données dans nos outils informatiques.
Optimiser le classement, la traçabilité et l'archivage numérique des documents.
3. Support Commercial & Financier
Appui au développement : Mener des recherches opérationnelles stratégiques (recherche de nouveaux bureaux, sélection et comparaison de prestataires).
Analyse des ventes : Établir des comparatifs d'activité et de performances de ventes à dates régulières.
Suivi financier : Participer au diagnostic financier à travers l'étude et le contrôle des coûts par centre de profit.
Tableaux de bord : Élaborer et actualiser des tableaux de bord et reportings spécifiques (ex. suivi d'indicateurs précis tels que les primes, l'activité commerciale ou le suivi des connexions FAD).
4. Contrôle des Processus RH
Contrôle & conformité RH : Contrôler la bonne exécution des processus administratifs salariés (dossiers individuels, conformité des pièces administratives).
Gestion du temps : Centraliser, actualiser et vérifier les plannings du personnel ainsi que le suivi des présences et des absences.
Profil recherché
Expérience : Première expérience réussie en assistanat de direction, assistanat administratif polyvalent ou assistanat de gestion.
Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel pour les tableaux de bord et Word, ainsi que Google Workspace / Drive).
Aisance rédactionnelle : Excellente orthographe et rigueur dans les écrits professionnels.
Savoir-être :
Sens aigu de l'organisation, rigueur et réactivité
Sens des priorités et anticipation
Autonomie, discrétion et respect de la confidentialité
Aisance relationnelle, diplomatie et respect scrupuleux des procédures internes
Lieu du poste : En présentiel