1. DESCRIPTION DU POSTE
Garantir le bon fonctionnement administratif quotidien de l'entreprise, en assurant le suivi des clients, fournisseurs, salariés et partenaires, la fiabilité des informations et le respect des échéances. Poste polyvalent et autonome, en lien direct avec la direction.
ADV & RELATION CLIENTS
- Réceptionner les appels téléphoniques du standard et qualifier les demandes entrantes.
- Saisir et suivre devis et commandes
- Préparer et émettre les factures ; suivre les encaissements et effectuer les relances.
- Suivre les règlements clients
- Assurer le suivi administratif
ADMINISTRATION FOURNISSEURS & ACHATS
- Contrôler, saisir et classer les factures fournisseurs.
- Suivre les échéances et préparer les règlements pour validation
- Suivre les commandes fournisseurs
- Assurer le suivi opérationnel des fournisseurs.
COMPTABILITÉ
- Saisir les opérations courantes
- Réaliser les rapprochements bancaires.
- Suivre les comptes clients et fournisseurs.
- Préparer les éléments de TVA et de cloture
- Centraliser les pièces et répondre aux demandes du cabinet comptable.
ADMINISTRATION RH
- Collecter heures, heures supplémentaires, absences et congés.
- Préparer les variables de paie et les transmettre au cabinet.
- Suivre arrêts, médecine du travail, mutuelle et prévoyance.
- Préparer les dossiers d'embauche, contrats et documents administratifs.
- Tenir à jour les dossiers du personnel.
RECRUTEMENT & FORMATION
- Préparer fiches de poste et annonces, trier les candidatures et organiser les entretiens.
- Gérer les démarches administratives de recrutement.
- Préparer les dossiers OPCO / France Travail et suivre les formations.
2. MISSIONS TRANSVERSES & SUIVI DE GESTION
OUTILS DE PILOTAGE & RENTABILITÉ DES AFFAIRES
- Analyser la rentabilité des projets, collecter heures, bons de livraison, achats, les heures de MO et éléments nécessaires à la facturation.
- Mettre à jour le tableaux de suivi de trésorerie, chiffre d'affaires, encaissements, encours clients et fournisseurs, impayés, charges fixes.
- Identifier les écarts et les signaler à la direction.
RÉGLEMENTAIRE, SÉCURITÉ & ASSURANCES
- Tenir le calendrier des contrôles et échéances.
- Assurer le suivi administratif du document unique, des organismes de contrôle et des rapports.
- Suivre formations et habilitations sécurité.
- Gérer les documents, attestations et déclarations d'assurance.
- Alerter la direction en cas de risque ou d'anomalie.
3. PROFIL RECHERCHÉ
Forte autonomie, polyvalence rigueur, sens des priorités, aisance avec les chiffres et les outils informatiques, bon niveau rédactionnel, discrétion et sens du service. Expérience en PME, ADV, EBP, RH, comptabilité auxiliaire ou environnement de production appréciée.
4. ÉVOLUTION
Le poste pourra évoluer vers davantage de coordination administrative, de contrôle de gestion et de pilotage des indicateurs selon l'autonomie et l'expérience.
5. SALAIRE ET AVANTAGES
Profil polyvalent et confirmé souhaité
Entre 2200 et 2800 euros brut mensuel selon expérience