L'assistante polyvalente - Administration des ventes agit au sein de l'équipe en lien direct avec la Direction des Activités.
En tant qu'assistante polyvalente - Administration des ventes, vos missions requièrent une grande polyvalence.
Vous êtes en charge de l'administration des ventes (contact clients, établissement des devis, factures). Vous travaillez, à ce titre, en étroite collaboration avec le service comptable, les coordinateurs et les consultants.
Vous facilitez les relations internes et externes. Vous diffusez, collectez, réceptionnez tous types d'informations utiles au bon fonctionnement de l'association.
Vous assurez la gestion des affaires courantes et des services généraux.
Ce poste clé, à forte dimension transversale, requiert polyvalence, autonomie et rigueur. Il/elle contribue activement au bon fonctionnement général de la structure.
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Missions principales
Accueil et coordination
- Vous assurez la gestion du standard téléphonique et de la boîte mail de l'association, véritables points d'entrée pour nos contacts et nos bénéficiaires
- Vous traitez, orientez et suivez les demandes avec réactivité et professionnalisme
Relation clients et suivi commercial
- Vous établissez les devis et factures, assurez le suivi des impayés et gérez les refacturations
- Vous participez au suivi des missions et entretenez une relation de qualité avec les clients
Suivi des consultants et des candidatures
- Vous gérez l'administratif des consultants (contrats, suivi des frais, missions)
Logistique et suivi des formations
- Vous co-gérez le suivi administratif des formations sur Digiforma en lien avec l'assistante formation et le responsable de la formation.
Profil recherché :
Formation : De Bac +2/3 minimum, en assistanat de gestion PME /PMI, vous avez une première expérience significative d'au moins 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans une structure associative ou dans le conseil /service.
Compétences et qualités recherchées :
- Vous disposez de solides compétences rédactionnelles et êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion, Sage 100 obligatoire).
- Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez gérer plusieurs priorités en parallèle tout en respectant les délais.
- Doté(e) d'une excellente communication écrite et orale, vous faites preuve de discrétion et avez un sens aigu de la confidentialité.
- Autonome et réactif(ve), vous anticipez les besoins et avez un réel sens du service.
Poste basé dans le 19ème arrondissement métro Ourcq. Horaires fixes. télétravail le mercredi et le vendredi (vendredi uniquement pendant la période d'essai).