Présentation du poste
- Intitulé du poste : Secrétaire / Assistante Après-Vente (APV) Carrosserie
- Rattachement hiérarchique : Rattachée directement au Dirigeant et / ou au Chef d'Atelier Carrosserie.
- Statut / Contrat : Employé - CDI - Temps plein (39h).
- Lieu de travail : Atelier de carrosserie-peinture.
Mission principale
L'assistant(e) APV Carrosserie gère l'accueil des clients, le suivi administratif et la relation avec les compagnies d'assurance et les experts. Véritable pivot de l'atelier, il/elle assure le lien quotidien entre le client, les techniciens carrossiers et les organismes tiers pour garantir la fluidité des réparations et l'optimisation de la facturation.
Missions et activités clés
1. Gestion des dossiers d'assurance & Relation Experts (Spécificité Carrosserie)
- Réceptionner les prises en charge envoyées par les compagnies d'assurance et les mutuelles
- Constituer et suivre les dossiers d'accidents (photos des dommages, cartes grises, constats amiables)
- Planifier les rendez-vous d'expertise (physique ou à distance / chiffrage photo) et faire le lien avec l'expert mandaté
- Relancer les compagnies d'assurance pour obtenir les accords de travaux et sécuriser les paiements (gestion des encours)
2. Accueil Client & Facturation
- Assurer l'accueil physique et téléphonique personnalisé des clients de l'atelier Carrosserie
- Planifier les rendez-vous de dépôt et de restitution des véhicules
- Établir et éditer les ordres de réparation (OR) et les devis à partir des chiffrages
- Réaliser la facturation finale (part assurance / part client comme la franchise ou la vétusté) et procéder aux encaissements
- Gérer le planning et l'état des lieux des véhicules de courtoisie (prêts de véhicules).
3. Secrétariat & Suivi de l'Activité
- Archiver et classer numériquement les dossiers de réparation (rapports d'experts, factures de pièces)
- Suivre les dossiers de garantie constructeur le cas échéant
- Suivre les indicateurs de satisfaction client (traitement des réclamations de premier niveau)
Profil recherché
- Expérience : Une expérience de 1 à 3 ans dans un poste administratif au sein du secteur automobile (garage, concession) ou dans le domaine des assurances est fortement recommandée
Compétences techniques (Savoir-faire)
- Maîtrise des outils informatiques généraux et des logiciels spécifiques de l'automobile (ex : Sidexa/Qapter, Darva/Sinapps, AlphaSigmac; V-Mobility...)
- Compréhension du jargon de la carrosserie (franchise, vétusté, procédure VEI/VGE)
- Notions de base en comptabilité (suivi des balances clients et gestion des relances de créances)
Qualités personnelles (Savoir-être)
- Excellent sens relationnel : Face à des clients parfois stressés suite à un sinistre automobile
- Rigueur et organisation : Capacité à gérer de nombreux dossiers administratifs en parallèle sans commettre d'erreur de facturation
- Esprit d'équipe : Savoir gérer les flux simultanés (téléphone, clients au comptoir, relances d'experts) tout en collaborant efficacement avec l'équipe de production en atelier
Conditions de travail & Avantages
- Horaires : du lundi au jeudi de 8 h à 12 h puis 14 h à 18 h, le vendredi de 8 h à 13 h
- Rémunération : selon l'expérience
- Avantages possibles : Mutuelle d'entreprise, tickets restaurant