Suivi des dossiers administratifs, commerciaux et comptables.
L'assistante de gestion est en lien avec :
- L'assistante administrative pour la facturation des dossiers CEE.
- Avec les techniciens pour la remise des fiches de chantier en vue de la facturation ainsi que pour la distribution de matériels et de leurs frais mensuels.
- Avec le gérant pour l'organisation de son planning et toutes communications le concernant.
Vos missions :
- Gérer le planning des chantiers
- Monter des dossiers CEE et suivre leur avancement
- Recevoir le responsable des CEE et faire le point avec lui sur les dossiers
- Accueillir une clientèle (téléphonique et un peu physique)
- Transmettre les fiches de chantier aux techniciens
- Récupérer les fiches de chantiers terminés
- Faire le point de l'avancement des chantiers avec les techniciens
- Répondre à un appel d'offres
- Compléter et transmettre les documents en lien avec la sous-traitance (DC4)
- Répondre aux appels
- Prendre les rendez-vous pour les chargés d'affaires
- Gérer la boîte mail
- Gérer la location de matériel (benne, nacelle)
- Définir les besoins en approvisionnement (gestion des commandes fournisseurs)
- Rédiger les devis
- Enregistrer les accords des devis et mettre à jour le tableur des accords
- Pointer les notes de frais des techniciens
- Organiser les déplacements ponctuels des techniciens
- Contacter l'agence d'intérim pour demander du personnel en mission intérimaire
- Classer, trier, archiver des documents
Votre profil :
Maîtrise d'un logiciel de gestion ( EBP, BATIGEST...)
Maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, tableur, messagerie OUTLOOK)
Aisance téléphonique, bonne élocution et bon niveau en orthographe
Qualités attendues :
- Adapter tenue et présentation à la fonction
- S'exprimer clairement
- Autonome
- Rigoureux(se)
- Volontaire
- Capacité d'adaptation
- Bon relationnel
- Organisé(e)
- Réactivité