Sous la responsabilité du DRH, l'Assistante administrative polyvalente joue un rôle essentiel, c'est un maillon important dans notre organisation. Elle gère des tâches en interne, ainsi que des relations avec nos partenaires et clients. Elle se distingue avant tout par sa polyvalence, ses missions sont multiples et s'appuient sur ses compétences pluridisciplinaires.
MISSIONS PRINCIPALES
* Assurer l'accueil physique & téléphonique, garantir la qualité d'accueil et la transmission des messages.
* Traiter la réception, la distribution interne ainsi que l'envoi du courrier postal et électronique
* Réalise un ensemble de tâches administratives, RH. :
- Saisie informatique, préparation de mailing, tenue du répertoire téléphonique du groupe
- Préparation et assemblage des classeurs budget et bilans pour les filiales, relances clients.
- Prise de rdv, mise à jour d'organigrammes.
* La planification et l'organisation des déplacements professionnels
* Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
* Gère l'utilisation des salles de réunion : Préparation, gestion des réservations, programmation des visio-conférences.
* Gère et suit les fournisseurs (tenue et mise à jour du tableau des attestations annuelles EA et LBN)
* Suit, et gère des stocks et commandes (Cartes de visites, papier à en-tête, enveloppes, etc.)
* Prépare et envoi les vœux, les cadeaux et organise les évènements de fin d'année
* Issu(e) d'une formation Niveau CAP/BEP ou BAC, BAC PRO ou équivalent (gestion-administration, métiers de l'accueil, secrétariat.)
* Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques (Pack office : Excel, Word, PowerPoint.). Word étant obligatoire (mise en forme de documents, publipostage.)