Le Centre Communal d'Action Sociale d'Antibes Juan-les-Pins recrute un/e Agent/e Administratif/ve à temps complet pour son Relais-Club des Aidants et l'Accueil Thérapeutique de Jour Alzheimer, sous l'autorité de la Responsable d'Unité Administrative et de la Responsable de l'Accueil Thérapeutique de Jour Alzheimer. CDD 3 mois renouvelable. (possibilité poste pérenne)
Missions :
Assurer l'accueil téléphonique et physique des personnes du RCA et de l'ATJ et répondre à leurs questionnements
Compléter/mettre à jour les tableaux des activités et statistiques
Saisir et mettre en forme le courrier (et transmettre les parapheurs pour signature), rapports, documents, statistiques, publipostage
Établir, vérifier et classer, archiver des documents administratifs selon les procédures mises en place par le CCAS
Constituer, mettre à jour et suivre le dossier administratif des bénéficiaires et des aidants
Accueillir les demandes des aidants (téléphone, email, prise de rendez-vous)
Contacter les bénéficiaires par téléphone pour valider les inscriptions aux prestations
Gérer et suivre les plannings des deux Responsables d'Unité et de la Responsable de Service
Réorganiser les plannings agent et contacter les bénéficiaires en cas d'annulation de prestation
Planifier et organiser les créneaux d'accueil et d'accompagnement des aidants
Suivre les plannings des intervenants (répit à domicile, ateliers, événements.)
Mettre en place les outils de communication internes pour coordonner les actions avec les équipes (professionnels de santé, intervenants sociaux.)
Assurer le suivi des stocks (besoins en matériel pour le bon fonctionnement du service)
Gérer les commandes et suivre la réception des fournitures et équipements
Assurer la continuité de la facturation en cas d'absence de la Responsable d'Unité
Participer à la rédaction des bilans et rapports d'activité
Assurer l'envoi des communications internes et externes liées aux actions de la plateforme (newsletters, mails, invitations.)
Contribuer à la mise à jour des supports de communication (affiches, brochures, site web)
Profil recherché :
Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)
Rigueur dans le suivi administratif et la gestion de documents
Connaissance du secteur de l'aide aux aidants, des problématiques liées au répit et de l'accompagnement social
Notions de base sur les financements publics et les procédures administratives liées aux subventions ou à la facturation dans le secteur social
Savoir-faire :
Sens de l'organisation
Capacité à gérer plusieurs dossiers et tâches simultanément
Savoir être :
Bonne écoute, sens du service et capacité à communiquer avec différents publics
Aptitude à travailler en équipe, tout en faisant preuve d'autonomie
Respecter les principes de la Charte des Droits et des Libertés de la personne accueillie
Poste à temps complet du lundi au vendredi
Poste à pourvoir immédiatement - Contrat tout public