Dans le cadre de son activité, notre client recherche un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) Support Achats & QSEA H/F.
Véritable relais des services support, vous assurez des missions administratives, logistiques et organisationnelles afin de garantir le bon fonctionnement du site.
Vos missions. Accueil et gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du site.
- Informer les visiteurs sur les règles de sécurité.
- Gérer le courrier et les accès à l'intranet.
- Réserver les salles de réunion et organiser les déplacements du personnel.
- Vérifier les factures liées aux réservations.
- Accueillir les nouveaux collaborateurs et les orienter sur le site.
Support Achats
- Gérer les stocks de fournitures de bureau, mobilier, vêtements de travail et EPI.
- Réaliser les inventaires et passer les commandes nécessaires.
- Demander et analyser les devis fournisseurs.
- Réceptionner les livraisons et traiter les éventuels litiges.
- Assurer le suivi administratif des demandes d'achat et des factures.
- Participer à la gestion des contrats des prestataires externes.
- Équiper les salariés et intérimaires en vêtements de travail et équipements de protection.
- Suivre les prestations de nettoyage du site et contrôler les factures associées.
Support QSEA
- Mettre en ligne les procédures QSEA sur l'intranet et diffuser les versions papier.
- Participer à la mise à jour documentaire avec les différents services.
- Suivre les échéances de révision des procédures.
- Mettre à jour les indicateurs qualité et environnement.
- Apporter un soutien logistique aux actions de sensibilisation à la sécurité.
Support général
- Assurer l'affichage des informations réglementaires RH.
- Mettre à jour l'organigramme et le répertoire téléphonique.
- Gérer l'archivage de la documentation.
- Participer à la préparation des convocations CSE.
- Suivre l'entretien du véhicule de société.
- Assurer le suivi des procédures internes de signature et des cahiers de consignation.
- Saisir les résultats et statistiques de production.
Connaissances et complexité :
- Niveau Baccalauréat ou équivalent par expérience
- Expérience professionnelle de 3 à 5 ans
- Connaissances en gestion administrative et bureautique
- Connaissances de base en achats
- Connaissances approfondies de l'entreprise, de ses services et de son organisation
- Connaissance des normes, procédures internes et QSEA
- Maîtrise des logiciels bureautiques et outils spécifiques (SAP, intranet)
- Connaissance générale de l'anglais parlé
Résolution des problèmes :
- Assurer un support pluridisciplinaire auprès de différents services et gérer des tâches variées
- Identifier les priorités et traiter les demandes urgentes de plusieurs départements
- Gérer les litiges avec les fournisseurs et prestataires externes
Liberté d'action :
- Respect des standards achats, logistique, procédures QSEA et règles internes
- Autonomie dans la gestion des prestataires, l'accueil, les commandes et les vêtements de travail
- Validation du responsable nécessaire pour les achats importants, les modifications logistiques et les litiges majeurs
Communication et concertation
Contacts internes :
- Échanges quotidiens avec les différents services pour transmettre et recueillir des informations
- Contacts réguliers avec les responsables RH, Achats et QSEA pour coordonner les priorités
- Échanges occasionnels avec les services du groupe pour l'organisation des déplacements professionnels
Contacts externes :
- Accueil et information des visiteurs, formateurs et clients
- Relations régulières avec les prestataires externes (ménage, blanchisserie, distributeurs, etc.)
- Suivi des fournisseurs et gestion des éventuels litiges
- Contacts ponctuels avec les hôtels et transporteurs pour l'organisation des déplacements
Vous êtes organisé(e), autonome et appréciez les missions variées ? Ce poste est fait pour vous. Envoyez-nous votre candidature dès maintenant !