Sous la responsabilité du Responsable Achat et Logistique, l'Assistant(e) Administratif(ve) assure le suivi administratif quotidien du service.
Il/Elle exécute et suit les tâches qui lui sont confiées : saisie, contrôle, classement, mise à jour des tableaux de suivi et préparation des documents. Le poste nécessite disponibilité, rigueur, réactivité et autonomie dans l'exécution
Il/elle assure tout ou partie des activités suivantes :
- Saisir, mettre à jour et suivre les tableaux Excel et tableaux de bord du service.
- Préparer, saisir et suivre les bons de commande selon les instructions du responsable.
- Suivre les commandes et les livraisons et signaler les retards ou anomalies.
- Vérifier et rapprocher les bons de commande, bons de livraison et factures.
- Classer, scanner et archiver les documents administratifs du service.
- Mettre à jour les bases de données fournisseurs, matériels et produits.
- Assurer le suivi administratif des locations de matériels, bases vie, centrales à béton, etc.
- Préparer les éléments de facturation interne (transport, matériel, prestations) et établir les factures de location.
- Mettre à jour les suivis de stocks et signaler les besoins ou écarts constatés.
- Effectuer les relances administratives par téléphone ou par e-mail.
- Préparer les documents demandés par le Responsable Achat et Logistique et participer au suivi des plannings.
- Répondre aux demandes administratives des interlocuteurs internes et rendre compte au responsable.
- Effectuer toute autre tâche administrative en lien avec le fonctionnement du service.