Sous l'autorité de la Direction, l'Assistant(e) administratif assure un appui administratif, commercial et
organisationnel aux activités de l'entreprise. Il/Elle contribue à la fiabilité des informations, au
traitement des dossiers clients et fournisseurs, au suivi documentaire et à la bonne coordination entre
l'exploitation, le commerce, la comptabilité et les interlocuteurs externes, dans le respect de la
règlementation et des procédures internes. Accueil administration:
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients selon leur demande
Etablir les remises de prix et courriers demandés par la hiérarchie
Gestion commerciale :
Gérer la relation avec les clients (réception des appels, traitement des demandes, relances, etc.)
Suivre les comptes clients et fournisseurs (tableaux de bord, statistiques)
Création des nouveaux clients en informatique et création de dossier
Etablir les devis et transmettre la fiche d'ouverture de compte aux clients et aux services informatiques
Mettre à jour les données clients dans le système informatique
Service Facturation :
Vérifier les éléments de facturation
Faire les factures en respectant les devis et les exigences des clients (bon de commande, tableaux, certificat de destruction, etc.)
Participer aux relances clients en transmettant les documents au service comptabilité
Mettre à jour les tableaux de bord, statistiques d'activité, indicateurs administratifs et états de reporting
Assurer l'archivage physique et numérique des dossiers et garantir la disponibilité des informations pour les services concernés
Prise en charge des dossiers et saisie des avoirs concernant les litiges commerciaux
Contrôler les factures des transporteurs et des exutoires
Suivre les cours des indices en fonction des devis
Vérifier la conformité des documents émis avec les procédures internes, les exigences clients et les obligations règlementaires