Recherche une Assistante Administrative Polyvalente pour accompagner la Secrétaire Générale et l'Administrateur dans la gestion quotidienne de la structure. Missions variées, avec une forte dominante administrative.
Secrétariat et gestion administrative
- Réception et traitement du courrier postale
- Accueil téléphonique, prise de messages et orientation des interlocuteurs.
- Gestion des courriels entrants et du courrier tri, traitement, classement et transmission.
- Rédaction de courriers, comptes rendus et relecture de procès-verbaux.
- Gestion et suivi de dossiers administratifs variés.
- Mise à jour, contrôle et fiabilisation des bases de données.
Gestion des formations
- Recensement et suivi des inscriptions des stagiaires mensuel.
- Constitution et gestion administrative des dossiers sur plateforme dématérialisée.
- Préparation logistique des sessions de formation convocations, supports pédagogiques, salles, repas, dossiers participants.
- Élaboration des devis, relances et facturation.
- Transmission des dossiers auprès de la Confédération.
Organisation et logistique
- Relever des compteurs des copieurs et facturation aux différents utilisateurs
- Organisation de réunions, assemblées et événements :
. Gestion des invitations ;
. Suivi des inscriptions ;
.Commande des repas ;
.Préparation des supports et documents.
- Classement, archivage et gestion documentaire.
Outils numériques et communication
- Création et suivi de tableaux de bord sous Excel.
- Utilisation quotidienne des outils bureautiques et collaboratifs.
- Participation à l'animation des supports de communication site internet, Facebook, Instagram, etc.
ATTENTION, poste previsionnel pour embauche en Janvier 2027