En liaison avec les responsables d'exploitation du groupe, apporter un support administratif pour toutes les opérations liées à l'activité du pôle/ de la société.
Il s'agira notamment d'assurer les tâches suivantes :
Venir en support du Pôle Achat, demander des devis auprès de fournisseurs pour des produits spécifiques et suivre les commandes.
Assurer le suivi technique, administratif et budgétaire des opérations administratives.
Assister le responsable des activités transport et mécaniques.
Assurer la bonne tenue des dossiers administratifs.
Assurer l'enregistrement des pièces et documents techniques.
Préparer les bons de commandes, devis.
Assurer la validation administrative des factures fournisseurs.
Etablir mensuellement la facturation
Tenir à jour les dossiers et assurer la gestion et le suivi du parc roulant : vérifier la validité des documents et contrôles obligatoires (contrôle technique, cartes grise, dossiers d'assurance, sinistres, amendes.)
Gérer les dossier sinistres et transmettre les éléments pour prise en charge de la réparation par l'assurance et suivre les remboursement et travaux de réparation.
Etablir les priorités de transport et organiser l'emploi du temps de chauffeurs
Préparer et les lettres de voiture et vérifier leur signature pour les récipiendaires de marchandise/engins
Vérifier la sécurité lors du chargement des marchandises.
Vérifier et contrôler hebdomadairement l'état des véhicules (propreté, dégat, ..)
Tenir à jour et vérifier le pointage des salariés en liaison avec le Responsable d'unité et transmettre les variables de paie (absences, congés.) et contrôler les temps passés (chronotachygraphe, Carte de Conducteurs).
Et tout tâche nécessaires à l'exercice de la fonction