Entreprise spécialisée dans le chauffage et énergies renouvelables recherche un(e) secrétaire administratif(ve) afin d'assurer la gestion administrative courante de l'entreprise.
Au cœur de l'articulation de l'entreprise, vous serez l'interlocuteur privilégié des clients, fournisseurs, techniciens et de la direction et contribuerez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Vos missions :
*Accueil et relation clients
Répondre aux appels téléphoniques et renseigner les clients
Réceptionner, traiter les demandes par téléphone et par e-mail
Assurer le suivi des demandes et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés
*Gestion administrative
Rédiger et mettre en forme les courriers, e-mails et documents administratifs et en assurer l'archivage
Assurer le suivi des dossiers administratifs et tableaux de suivi
Gérer les échéances et les démarches administratives
Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi
Effectuer un reporting régulier
*Organisation et gestion des plannings
Organiser les rendez-vous et gérer les agendas
Planifier les interventions des techniciens chez les clients
Organiser les déplacements en fonction des interventions
Assurer le suivi des interventions et des dossiers clients
Gérer les urgences, imprévus et modifications de planning
*Suivi fournisseurs
Assurer la liaison avec les fournisseurs
Faire le suivi des commandes de fournitures et de matériaux
Assurer le classement et le suivi des documents et dossiers
*Suivi comptable
Contrôler, enregistrer et classer les factures clients et fournisseurs
Assurer le suivi de la facturation, des règlements et des encaissements
Effectuer les relances clients
Préparer et transmettre les documents de liaison au comptable
Profil recherché:
Vous justifiez impérativement de 5 ans d'expérience en secretariat administratif ou gestion administrative
Une expérience dans le secteur du bâtiment serait appréciée
Vous êtes nécessairement titulaire d'un Bac+ 2 dans le domaine du secrétariat ou gestion administrative
Vous avez impérativement des bases en facturation et gestion de comptes
Vous maitrisez les outils bureautiques et numériques
Savoir être recherchés:
Sens de l'organisation et rigueur
Autonomie et gestion des priorités
Relationnel client
Bon niveau d'expression orale et écrite
Discrétion et respect de la confidentialité
Compétences recherchées :
Facturation
Suivi des règlements, encaissements et relances
Gestion administrative
Gestion des appels et de la relation client
Gestion des agendas et des plannings
Rédaction d'écrits professionnels
Maîtrise des outils bureautiques et numériques
Organisation et gestion des priorités
Une période d'immersion de quelques jours sera proposée pour découvrir l'environnement de travail, l'organisation de l'entreprise et les missions du poste.
Une formation sur le poste, notamment dans le cadre d'une Préparation Opérationnelle à l'Emploi (POE), pourra être envisagée afin d'accompagner la prise de poste.