Sous la responsabilité directe du directeur, le/la secrétaire-assistant.e de direction assure le secrétariat général de l'organisation. Il/elle contribue directement à l'accueil du public en relai et soutien de l'agent d'accueil. Il/elle intervient en soutien de l'équipe de pilotage (direction, coordinateurs, comptables) pour préparer et/ou exécuter des tâches sous leur responsabilité. Il/elle est en lien et au service de l'ensemble des équipes.
Missions principales :
Accueil :
- Soutien à l'accueil et son remplacement en cas d'absence (accueil physique, téléphonique et messagerie électronique du centre).
- Tenue occasionnelle des billetteries spectacles (Logiciel Ma Place) en doublon avec l'accueil et/ou des bénévoles.
- enregistrement du courrier postal et sa ventilation.
- la transmission des informations aux personnes accueillies et aux personnels concernés.
- gestion des inscriptions aux différentes activités de la Blaiserie (logiciel NOE notamment) et les listes de participants.
- gestion de caisses de recettes et le lien avec la comptabilité.
- gestion des réservations et locations de salles et/ou de matériel.
- La rédaction de documents.
Secrétariat :
- Conventionnements et liaisons avec les associations hébergées.
- Gestion des annulations d'activité en lien avec la facturation.
- Secrétariat courant de la gouvernance et de certaines réunions d'équipes.
- Gestion des invitations aux réunions/événements.
- Préparation de l'Assemblée Générale (convocations, suivi des administrateurs sortants/entrants, Procès-Verbal, signatures, déclarations administratives, etc).
- Rédaction de documents, et relectures des publications.
- Planification des utilisations de salle (Logiciel GRR).
- Préparation/suivi de tableaux de bord.
- Publipostages et envois postaux.
- Achats/suivi des fournitures de bureau.
- Parametrage des logiciels : Inoé, Ma Place, See Ticket...
- Gestion des locations de salles : conventions, paiements, facturation, remise des clés, état des lieux, etc.
Assistance de l'équipe de pilotage (direction/coordination/comptabilité) :
- participation occasionnelle aux réunions de Coordination et/ou réunions diverses.
- Pré-rédaction-relecture de publications et de dossiers administratifs (ex : demandes/bilans de subventions).
- Soutien de la comptabilité (ex : Paiements en ligne selon procédure, récupérations de factures, dépôt des demandes/bilans de subvention sur des plateformes en ligne, soutien à l'inventaire annuel, suivi/mises en oeuvre de priorités de formation ou de prévention des risques, etc.
Profil et aptitudes
- Expérience souhaitée dans les structures de l'animation.
- Expérience requise dans les fonctions d'accueil du public et le secrétariat et/ou l'assistance de direction.
- Connaissance de l'environnement administratif des associations et plus spécifiquement des centres sociaux.
- Capacités et qualités relationnelles :
o Autonomie, initiative et sens de l'organisation.
o Mobiliser ses compétences au service des habitants, de l'équipe, de la direction, de l'organisation.
o Sens de de la discrétion et de la confidentialité.
Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Une expérience significative dans les domaines précis du poste et/ou de l'environnement professionnel de l'animation socioculturelle seront un atout.
Reconnaissance de l'ancienneté selon les règles de CCN ALISFA
Télétravail occasionnel.
Toutes les candidatures reçues avant le mardi 10 novembre seront étudiées.
Entretien d'embauche prévu le lundi 23 novembre en présence de 2 administrateurs, du directeur et d'un coordinateur.
POSTE A POURVOIR à partir de janvier 2027.
Tuilage d'un à deux mois avec la personne en partance.
Adressez CV et Lettre de Motivation à Mme Céline GUIGNARD, Présidente du centre socioculturel de La Blaiserie.