Secteur d'activité : Hôtellerie - Cafés - Restaurants (HCR)
Rattachement hiérarchique : Direction de l'établissement
Établissement : Rosa Bonheur des Buttes-Chaumont - Paris 19e
OBJECTIF DU POSTE
Le ou la secrétaire de bureau polyvalent(e) assure la gestion administrative quotidienne de l'établissement.
Il ou elle contribue au bon fonctionnement de l'organisation en apportant un soutien administratif à la direction, aux équipes d'exploitation et à la gestion du personnel.
Ce poste requiert polyvalence, rigueur, autonomie et sens de l'organisation.
MISSIONS PRINCIPALES
Gestion administrative du personnel
- Assurer le suivi administratif des salariés (CDI, CDD, extras).
- Contrôler les pointages, les heures travaillées, les absences et les congés.
- Préparer et transmettre les éléments variables de paie au service RH.
- Préparer les documents nécessaires aux contrats de travail et suivre leur signature.
- Effectuer les déclarations préalables à l'embauche (DPAE).
- Organiser et suivre les visites médicales obligatoires.
- Tenir à jour les dossiers du personnel et le registre unique du personnel.
- Assurer le classement et le suivi des documents administratifs RH.
Gestion des réservations et privatisations
- Réceptionner et traiter les demandes de réservation et de privatisation.
- Assurer les échanges avec les clients par téléphone et par courrier électronique.
- Préparer les fiches récapitulatives des événements (horaires, effectifs, prestations et besoins particuliers).
- Coordonner les informations avec les équipes de cuisine et d'exploitation.
- Participer à la préparation des devis et au suivi des demandes clients.
- Tenir à jour le planning des réservations et événements.
Secrétariat et gestion administrative courante
- Assurer la gestion quotidienne des courriels et du courrier.
- Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus et documents administratifs simples.
- Organiser le classement, la numérisation et l'archivage des documents.
- Mettre à jour les tableaux de suivi et les fichiers administratifs.
- Assurer le suivi des fournitures de bureau et des commandes courantes, après validation.
- Organiser les rendez-vous, réunions et agendas selon les besoins.
- Centraliser et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.
- Assurer le suivi des demandes administratives confiées par la direction.
Liste non exhaustive ni limitative, pouvant être amenée à évoluer en fonction des besoins de l'exploitation
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Connaissances de base en gestion administrative du personnel.
- Bonne expression écrite et orale.
- Rigueur, organisation et respect des délais.
- Autonomie, polyvalence et réactivité.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Sens du service et bonnes qualités relationnelles.
PROFIL RECHERCHÉ
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
- Première expérience dans un poste administratif souhaitée.
- Une connaissance du secteur de la restauration ou de l'événementiel constitue un atout.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à s'adapter aux besoins de l'établissement.