Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, vous assistez les deux directeurs dans l'organisation quotidienne, en assurant :
- l'accueil physique et téléphonique
- le suivi de la messagerie de la direction en relayant les commandes et les échéances
- la gestion des agendas. Lors du comité de direction hebdomadaire, vous participez au point agenda et mettez en œuvre les décisions.
- l'organisation des réunions et constitution des dossiers correspondants
- l'Interface entre la direction et les services internes et externes
- la rédaction des comptes rendus de réunions
- le suivi des courriers réservés
- l'archivage papier et numérique
- le suivi des parapheurs en veillant à la qualité formelle des documents émis par les services avant présentation à la direction
- la logistique : déplacements, suivi des frais, réservation de véhicules et de salles, gestion des fournitures de l'équipe.
Vous venez en appui administratif de la cheffe de cabinet et du médecin du travail (présence bimensuelle sur site).
Vous assurez l'intérim de la chargée de communication en son absence.
Une polyvalence réciproque au sein de l'équipe du cabinet est attendue.
Profil recherché :
Savoir-être :
- sens de l'organisation
- réactivité et capacité à travailler en équipe
- discrétion
- rigueur
- diplomatie
- expression orale et écrite
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Mise en forme de documents
- Priorisation des urgences
Connaissance de l'environnement professionnel à acquérir