Intitulé du poste : Secrétaire polyvalent(e)
Service : Administration - Direction
Rattachement hiérarchique : Direction de l'entreprise
Lieu de travail : Siège de l'entreprise, Mont (64) - bassin de Lacq
Type de contrat : Contrat à temps partiel, 64 heures par mois, évolutif
Horaires : 8 h - 12 h, les lundis, mardis, jeudis et vendredis
Rémunération : 12,31 € brut de l'heure
Relations internes : Direction, chefs d'équipe, élagueurs-grimpeurs, ouvriers paysagistes
Relations externes : Clients particuliers, collectivités, entreprises, fournisseurs, organismes administratifs
Finalité du poste : Assurer la gestion administrative, commerciale et comptable courante de l'entreprise, afin de permettre à la direction et aux équipes de terrain de se consacrer pleinement aux chantiers.
Missions et activités principales
1. Accueil et relation clientèle
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la clientèle, des partenaires et des fournisseurs.
- Recevoir, qualifier et transmettre les demandes d'intervention (élagage, abattage, entretien, fauchage, diagnostic).
- Renseigner les clients sur les prestations de l'entreprise et le suivi de leur dossier.
- Gérer la boîte de messagerie, le courrier entrant et sortant, et assurer le classement.
2. Gestion commerciale et suivi des chantiers
- Établir les devis à partir des éléments transmis par la direction et en assurer la relance.
- Préparer les dossiers de réponse aux consultations et marchés publics (pièces administratives, mémoires techniques, attestations).
- Tenir à jour le planning des interventions en lien avec la direction et les chefs d'équipe.
- Préparer les démarches préalables aux chantiers : demandes d'arrêtés de circulation, déclarations de travaux à proximité des réseaux (DT-DICT), informations aux riverains.
- Mettre en forme les rapports de diagnostic arboricole et les documents techniques remis aux clients.
3. Gestion administrative et comptable courante
- Émettre les factures, suivre les règlements et relancer les impayés.
- Enregistrer les factures fournisseurs et préparer les éléments destinés au cabinet comptable.
- Assurer le suivi administratif du personnel : suivi des absences, des visites médicales et des formations (habilitations, CACES, travail en hauteur, sauveteur secouriste du travail).
- Suivre les contrats et échéances : assurances, entretien et contrôles réglementaires du parc de véhicules et de matériel (nacelles, broyeurs, épareuses).
4. Communication et organisation interne
- Assurer la circulation de l'information entre la direction, le bureau et les équipes de terrain.
- Participer à la mise à jour des supports de communication de l'entreprise (site internet, réseaux sociaux, plaquettes).
- Contribuer au suivi des documents qualité et sécurité, dont le document unique d'évaluation des risques professionnels.
Compétences et profil recherché
Formation et expérience
- Formation de niveau baccalauréat à BTS en secrétariat, assistanat de gestion ou comptabilité, ou expérience équivalente.
- Une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement en PME du bâtiment, des travaux publics ou du paysage, est un atout.
- Une connaissance des marchés publics et du monde des collectivités serait appréciée.