Description du poste
MISSIONS :
Les missions et activités sont notamment les suivantes :
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Assurer l'accueil d'Unicancer
Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques reçus au standard et répondre à des questions de 1er niveau poséespar ses interlocuteurs.
Accueillir les visiteurs et prestataires dans les locaux d'Unicancer
Commander les coursiers et réserver les taxis sur demande.
Préparer l'accueil des nouveaux salariés (badges, clés, accès parking, etc.).
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Gérer les salles de réunion
Réserver des salles de réunion sur demande.
Gérer et mettre à jour le planning des salles.
Prévoir la logistique nécessaire : matériel informatique en lien avec la DSI, pauses, carte d'accès au RIE.
- Effectuer les travaux de secrétariat suivants :
Gérer le courrier :
Ouverture du courrier à l'arrivée, réception des mails et distribution.
Affranchissement du courrier au départ.
Entretenir les relations avec la Poste, le service courrier du site
Centraliser les commandes de fournitures :
Centralisation et validation des commandes des différents secteurs.
Réception et distribution des commandes.
Suivi des réclamations, si nécessaire.
Valider les factures et mettre à jour les tableaux de suivi : Chronopost, pauses, repas de convives, poste de travail,fournitures.
- Apporter une aide administrative :
Rédiger des courriers si nécessaires sur demande des services
Aider ponctuellement à la saisie et comptabilisation de documents comptables (factures, contrats).
Aider au classement et à l'archivage des documents
Aider aux suivis des contrats (services généraux, logistique, prestataire de voyage)
Gérer les signatures électroniques et leur délégation.
. Assurer une polyvalence des services généraux en lien avec les prestataires logistiques
Contacter les prestataires des services généraux/logistique en cas de besoin et assurer leur référencement.
Demander des devis aux prestataires en cas de besoin à valider avec le DAF.
Assurer le suivi des commandes, facturations, livraison en lien avec le DAF et la comptabilité.
Optimiser les locaux disponibles en fonction des demandes (gestion de réservation de bureau - Flex office)
- Assurer la coordination en matière d'obligation de sécurité (exercices d'incendie, etc.)
Organiser régulièrement des formations en lien avec la sécurité (gestes qui sauvent, SST, guide-file, serre-file, .).
Mettre à jour régulièrement les procédures liées à la sécurité (livret d'accueil des salariés)
S'assurer, en lien avec les services techniques des sites ou en lien avec des prestataires de la mise aux normes des équipements de sécurité (extincteurs, plans d'évacuation, etc.)
Poste basé principalement sur le site d'Okabé - Le Kremlin-Bicêtre, en tant que de besoin l'Assistant(e) moyens généraux peut êtreamené(e) à intervenir notre site basé à Tolbiac (Paris-13ème).
Compétences requises
Les connaissances et capacités recherchées sont notamment les suivantes :
CONNAISSANCES
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Connaissance des procédures d'accueil et de sécurité
Tache de secrétariat
CAPACITES
Sens du service et de la communication.
Organisation et rigueur
Discrétion et confidentialité
Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Courtoisie et diplomatie
FORMATION
Bac à Bac+2 (type BTS Assistant Manager, Secrétariat, Accueil)