L'UDAF de l'Ardèche recherche pour son siège social situé à Privas, un(e) SECRETAIRE STANDARDISTE (H/F) EN CDD de 1 mois - 35 H/SEM. RENOUVELLABLE
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des usagers, visiteurs et partenaires, ainsi que différentes missions administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.
Vos missions :
- Accueil et relation avec les usagers
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, partenaires et usagers ;
- Écouter les demandes, recueillir les informations nécessaires et reformuler les besoins ;
- Orienter les interlocuteurs vers le professionnel ou le service compétent ;
- Transmettre les informations aux personnes concernées, notamment par courriel ;
- Identifier les priorités et évaluer le degré d'urgence des demandes ;
- Participer à la gestion des situations difficiles ou conflictuelles avec les usagers ;
- Assurer une communication adaptée avec l'ensemble des publics accompagnés.
- Gestion administrative et documentaire
- Réceptionner et traiter les courriers administratifs liés de tous les services ;
- Numériser et enregistrer les courriers et ordonnances judiciaires ;
- Classer et archiver les documents selon les procédures en vigueur ;
- Assurer la gestion et le suivi de la messagerie ;
- Effectuer différents travaux administratifs ;
- Saisir et mettre en forme des documents ;
- Planifier et organiser des rendez-vous ;
- Utiliser les outils bureautiques et les outils collaboratifs de l'établissement.
- Contribuer à la bonne circulation des informations au sein de l'équipe ;
- Développer une bonne connaissance de l'environnement institutionnel, des acteurs et des partenaires ;
- Respecter les procédures internes et les règles de confidentialité liées aux missions.
Compétences recherchées :
- Expérience confirmée dans l'accueil, le secrétariat ou l'assistance administrative ;
- Maîtrise de l'accueil téléphonique et physique ;
- Capacité à identifier et orienter les demandes vers le bon interlocuteur ;
- Maîtrise de la gestion administrative du courrier ;
- Capacité à classer, numériser et archiver des documents ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques ;
- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à hiérarchiser les priorités ;
- Aisance relationnelle et qualités rédactionnelles.
Nous recherchons une personne :
- Autonome et organisée ;
- Rigoureuse, méthodique et réactive;
- Dotée d'un bon sens de la communication et de l'écoute ;
- À l'aise dans les relations avec des publics variés ;
- Capable de faire preuve de discrétion et de confidentialité ;
- Sachant faire face à des situations parfois complexes avec calme et professionnalisme.
Formation Bac professionnel Secrétariat / Bac professionnel AGOrA (Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités), ou formation équivalente.
Expérience :
- 2 ans minimum dans le domaine du secrétariat, de l'accueil ou de l'assistance administrative.
Conditions du poste :
- CDD de 1 mois, renouvelable
- Temps plein : 35 heures par semaine
- Lieu de travail : Privas
- Prise de poste : dès que possible
- Rémunération : selon les dispositions conventionnelles applicables, avec reprise de l'ancienneté et de l'expérience selon les modalités prévues par la convention collective.
- Convention collective : CCN 66 - Convention Collective Nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966.