Le/la chargé(e) administratif(ve) assure la gestion des flux entrants et sortants de l'office, afin de garantir la rapidité, l'uniformité et la traçabilité des traitements administratifs.
Il/elle assure également l'accueil physique et téléphonique, contribue à la bonne orientation des interlocuteurs et participe à la qualité du service rendu pendant les horaires d'ouverture de l'office.
Il/elle intervient enfin sur des missions techniques et administratives liées à la numérisation, au classement, à l'archivage, au minutier et au support de l'équipe de direction.
Missions principales et activités
Accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique des visiteurs, clients, débiteurs, confrères, prestataires et autres interlocuteurs de l'office.
- Gérer les encaissements au guichet, la remise des actes en dépôt étude et l'orientation des visiteurs vers le bon interlocuteur.
- Assurer l'accueil téléphonique : prise en charge du standard, qualification des appels et redirection vers les services compétents.
- Adopter une communication professionnelle, claire et courtoise, dans le respect des consignes internes.
Gestion des flux entrants
- Administrer la boîte mails « contact » : lecture, qualification et redirection des messages au gestionnaire ou au service compétent.
- Gérer le courrier entrant : ouverture, tri, numérisation, indexation et dispatching selon les procédures internes.
- Numériser et classer les pièces dans les dossiers physiques et/ou dématérialisés afin de garantir leur traçabilité.
- Signaler les urgences, anomalies ou demandes particulières nécessitant un traitement prioritaire.
Gestion des flux sortants et support comptable
- Gérer le courrier sortant : édition, contrôle matériel, mise sous pli, affranchissement et préparation des envois.
- Assurer le relai avec le service comptabilité centralisé : numérisation des chèques, transmission au service compétent, classement par date de paiement, préparation des remises de chèques et gestion des remises d'espèces.
- Assurer la commande des fournitures de bureau et produits nécessaires au fonctionnement courant, ainsi que la tenue du suivi des stocks.
Classement, archivage et minutier
- Organiser l'archivage interne et externe des dossiers, pièces et documents administratifs, dans le respect des règles de conservation applicables.
- Sécuriser la gestion des archives vivantes et mortes par l'emploi des procédés informatiques et techniques en vigueur dans l'entreprise.
- Assurer la bonne tenue du minutier central et veiller à la fiabilité des classements réalisés.
Support direction et missions spécifiques
- Apporter un support administratif à l'équipe de direction : recherches, préparation, mise en forme ou transmission de documents.
- Rédiger les actes pénaux, selon les modèles validés et les consignes transmises.
- Participer à toute mission administrative ponctuelle nécessaire à la continuité de l'activité de l'office.
Compétences requises
Compétences techniques Qualités professionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.
- Aisance avec les outils informatiques, la messagerie, la numérisation et le classement dématérialisé.
- Capacité à gérer le courrier entrant et sortant, le standard et les flux administratifs.
- Connaissance des règles de classement, d'archivage et de conservation documentaire.
- Capacité à rédiger et mettre en forme des actes pénaux selon les modèles validés.
- Rigueur, fiabilité et sens du détail.
- Sens de l'organisation et capacité à prioriser.
- Autonomie dans l'exécution des tâches confiées et réactivité en cas d'urgence.
- Discrétion et respect strict de la confidentialité.
- Bon relationnel, esprit d'équipe et sens du service.
Responsabilités et exigences du poste
- Respecter les procédures administratives internes et les consignes de traitement des flux.
- Garantir la confidentialité des informations