Type de recrutement : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Catégorie C
Descriptif :
Assurer l'accueil et le standard du SGCD, à la préfecture et à la DDT :
- Orienter les usagers vers le(s) service(s) compétent(s), parfois vers d'autres administrations
- Mettre en relation et suivre la prise en charge de l'appel
- Prendre et transmettre des messages en cas d'absences des agents des services
- Expliquer les procédures aux usagers
- Contrôler la complétude des dossiers
- Participer à la mise à jour de la documentation collective
- Réaliser une veille opérationnelle et un suivi des outils de communication (téléphonie, messageries opérationnelles, bals fonctionnelles) afin d'assurer la permanence téléphonique des services de l'État et la continuité des liaisons gouvernementale dans un cadre de gestion de crise.
Gestion du courrier :
- Vaguemestre, réceptionner, classer, enregistrer, organiser, distribuer, transmettre et affranchir courriers et courriels des services de l'État (SGCD, préfecture, DDI) y compris sur logiciel spécialisé
- Alimenter au fur et à mesure les instruments de suivi
- Rédiger les accusés de réception et les réponses types
- Préparer le courrier au départ et l'expédition
- Assurer le suivi des budgets courrier par direction
Gestion des fournitures des services de l'État en soutien à la cheffe de pôle si besoin commande, réception, stockage.