Poste disponible de suite !!!
À propos de nous
Notre agence immobilière est spécialisée dans la gestion locative. Elle assure au quotidien le suivi administratif et technique des biens confiés par nos propriétaires. A la recherche d'une opportunité pour valider vos acquis et développer vos compétences ? Au sein d'une agence à l'ambiance conviviale ? Sur un poste polyvalent et challengeant ? L'annonce qui suit va vous intéresser.
Dans le cadre d'un renfort temporaire mais qui pourrait très probablement se prolonger, nous recherchons un(e) Secrétaire/Assistant(e) administratif(ve) pour un CDD de 2 mois. Vous intégrerez une équipe à taille humaine et participerez au bon fonctionnement administratif de l'agence ainsi qu'au suivi quotidien des propriétaires, locataires et prestataires.
Vos missions
Accueil et relation clients
- Accueil physique et téléphonique des propriétaires, locataires et visiteurs ;
- Réception et traitement des appels, mails et demandes diverses ;
- Orientation des demandes vers les collaborateurs concernés ;
- Réponse aux demandes courantes des locataires et propriétaires.
Secrétariat et gestion administrative
- Gestion du courrier entrant et sortant ;
- Rédaction et envoi de courriers et courriels ;
- Classement, archivage et numérisation des documents ;
- Mise à jour des dossiers propriétaires et locataires ;
- Saisie et actualisation des informations dans les logiciels de gestion ;
- Suivi et classement des documents administratifs ;
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous.
Gestion locative
En soutien des gestionnaires et commerciaux, vous participez notamment :
- au suivi administratif des dossiers locataires ;
- au traitement et au suivi des demandes techniques dont sinistres des locataires et propriétaires ;
- au suivi des entrées et sorties de locataires ;
- au suivi des attestations d'assurance et autres documents administratifs ;
- à la préparation et au suivi de courriers et documents liés à la gestion locative ;
- à l'encaissement des loyers
- aux relances administratives auprès des locataires, propriétaires et prestataires.
Suivi des interventions
- Réception des demandes d'intervention ;
- Transmission des demandes aux prestataires ;
- Organisation des rendez-vous avec les locataires ;
- Suivi des interventions et relance des entreprises ;
- Classement des devis, factures et comptes rendus.
Assistance à l'équipe
- Soutien administratif quotidien aux gestionnaires et à la direction ;
- Mise à jour des tableaux de suivi ;
- Préparation de documents ;
- Participation à l'organisation générale de l'agence.
Profil recherché
- Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et polyvalent(e).
- Vous appréciez le contact avec les clients et êtes capable de gérer plusieurs demandes en parallèle tout en assurant un suivi sérieux des dossiers.
- Une première expérience en secrétariat, assistanat administratif ou immobilier est souhaitée.
- Une expérience en gestion locative serait un véritable atout.
- La connaissance d'un logiciel de gestion immobilière (ICS) est appréciée.