L'Assistant polyvalent H/F participe à la gestion administrative courante du Groupe MPAIR.
Il / Elle intervient en appui du service support, garantissant la fiabilité des données, le respect des obligations administratives et le bon suivi des dossiers.
Par son rôle transverse, il / elle contribue à la fluidité de l'organisation interne et au bon fonctionnement opérationnel de l'entreprise.
Activités principales
1/ Suivi administratif & financier des opérations
- Contrôler la cohérence des prix entre les Bons de Livraison et la Facturation
- Signaler toute anomalie ou écart constaté
2/ Administration du personnel
- Tenir à jour le registre du personnel
- Réaliser les démarches de création des cartes BTP
- Organiser les déplacements des salariés : Réservations des logements après validation avec N+1
- Assurer le suivi des visites médicales : VIP, Visites périodiques
- Suivre les formations obligatoires et les recyclages réglementaires
- Assurer le suivi des temps de travail : Renseigner le fichier de suivi des heures travaillées, Intégrer les zones de trajet
- Gérer les frais salariés liés aux déplacements : paniers repas du soir
- Effectuer le pointage des heures d'insertion sur les chantiers
3/ Gestion administrative & support opérationnel
- Traiter les mails
- Réalisation des indemnités kilométriques
- Gérer le traitement des courriers et de la Poste, l'envoi des recommandés
- Mettre à jour les documents administratifs sur les différentes plateformes (clients, donneurs d'ordre, organismes.)
- Elaborer des contrats avec les sous-traitants
- Demander trimestriellement les documents administratifs obligatoires aux sous-traitants
- Saisir les contrats de sous-traitance dans le logiciel de gestion CODIAL après signature
- Déposer les factures sur la plateforme CHORUS
4/ Gestion des moyens généraux
- Assurer la gestion du parc informatique
- Participer au suivi des contrats d'assurances du Groupe MPAIR
- Gérer les assurances nominatives par chantier
- Suivre la flotte téléphonique et effectuer des comparatifs de prix
- Gérer les équipements bureautiques : achat, renouvellement, suivi du matériel
5/ Vie d'entreprise
- Participer à l'organisation des évènements internes du Groupe MPAIR
Activités secondaires
- Apporter un appui administratif ponctuel aux différents services
- Participer à l'amélioration continue des procédures administratives
- Contribuer à la structuration et à la mise à jour des outils de suivi
- Maîtrise des tâches administratives courantes
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.)
- Utilisation d'un logiciel de gestion (CODIAL)
- Connaissance des plateformes dématérialisées (CHORUS, plateformes clients.)
- Capacité à suivre et contrôler des données chiffrées
- Gestion logistique et organisation des déplacements
Savoir-être
- Rigueur et sens du détail
- Organisation et gestion des priorités
- Polyvalence et adaptabilité
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Esprit d'équipe
- Réactivité
- Sens du service