Au sein du service Actions médiations parentalité et sous la responsabilité de la Cheffe de service, Le/la secrétaire prendra en charge l'accueil, le secrétariat et la planification de l'activité du service Actions Médiations Parentalité de l'Udaf95.
Le/la secrétaire aura différentes missions :
- Accueillir le public (téléphone et physique), renseigner et /ou orienter
- Traiter et transmettre les appels téléphoniques et mails vers les différents professionnels du service
- Prendre les rendez-vous à l'aide de l'outil mis en place (Agenda en ligne)
- Participer aux réunions de service
- Prendre des notes pour établir les compte-rendu des réunions,
- Rédiger des courriers
- Procéder au classement, archivage des dossiers
- Mettre à jour les tableaux des permanences
- Préparer les outils de communication interne et externe à la structure et les transmettre à l'Institution familiale
- Co-gérer les fournitures du service
- Venir en soutien dans le cadre de l'organisation des réunions institutionnelles, conférences .
Il/Elle participe à la vie et au fonctionnement du service et de l'association en assistant aux réunions organisées par la Cheffe de service et aux groupes de travail relatifs à l'amélioration de la qualité et du service.
Compétences du poste :
- Savoirs faire : savoir communiquer, connaître l'environnement professionnel du service, Maîtriser les outils informatiques, savoir prioriser, bonne maîtrise de la langue française
- Savoirs être : discrétion, patience, une bonne capacité d'écoute
Poste à pourvoir dès septembre.
CDD 6 mois