L'Assistante administrative BTP assure le suivi administratif, de la réponse aux appels d'offres jusqu'à
la facturation et au suivi des interventions.
MISSIONS :
- ADMINISTRATION
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs, prestataires
- Tenue de l'agenda de la direction
- Traitement des mails et du courrier
- Classement, archivage
- GESTION DES APPELS D'OFFRES
- Chercher et répondre aux appels d'offres (10-15/mois)
- Etablissement des fiches techniques
- DEVIS ET FACTURATION
- Etablissement des devis et facturation sur logiciel EBP
- Etablissement situation de travaux
- Gestion des RG et compte prorata
- Gestion des sous-traitant (contrat-suivi des documents administratifs)
- SUIVI ADMINISTRATIF DE CHANTIER ET FACTURATION
- Faire valider l'avancement du chantier au client et faire les modifications dans le logiciel
- Validation des factures et dépose des dossiers sur des serveurs et quorus
- Gestion administrative des comptes rendus de chantier et dépose sur des serveurs.
- Gestion des réclamations
- Gestion des achats
- Validation des bons de commande
- COMMANDES FOURNISSEURS
- Passer les commandes auprès de nos fournisseurs
- Contrôle des chantiers et de conformité du matériel
- Déterminer les quantitatifs des lieux de livraison, gestion des accès chantiers et suivi des
livraisons
- Effectuer le suivi des choix des clients
- Contrôle des bons de commandes et bons de livraison cohérents
- GESTION DES PMR
- Gestion complète des dossiers avec toutes les tâches associées
- Gestion des plannings de visite de chantiers PMR
- Envoi des devis aux clients et suivi des décisions, relances des clients
- Rappel des clients, gestion et pilotage des interventions
- Gestion des visites de réception des travaux
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :
- Compétences techniques
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
- Maîtrise des logiciels EBP et Quorus.
- Maitrise de l'environnement administratif du BTP.
- Capacité à utiliser des plateformes et serveurs de dépôt de documents.
- Connaissance du vocabulaire et des documents liés aux chantiers.
- Capacité à gérer et suivre plusieurs dossiers simultanément.
- Aisance dans le suivi des documents, des échéances et des relances