Coordinateur-trice des Examens - CFA / Formation professionnelle (H/F)
Votre mission : faire de chaque session d'examen une réussite
Au sein du CFA Synergy School, acteur de la formation professionnelle, nous recherchons notre futur(e) Coordinateur-trice des Examens.
Votre rôle est essentiel : vous êtes le point de coordination entre les apprentis, les équipes pédagogiques, les centres d'examen, les jurés et les organismes institutionnels.
De la préparation d'une session jusqu'à sa clôture, vous vous assurez que tout est prêt, conforme et organisé dans les délais.
Si vous aimez organiser, anticiper, coordonner plusieurs interlocuteurs et résoudre les imprévus, ce poste devrait vous intéresser.
Ce que vous allez concrètement faire
1. Préparer et piloter les sessions d'examen
Vous prenez en charge l'organisation administrative des sessions de titres professionnels :
Créer et suivre les sessions d'examen dans CERES
Gérer les inscriptions et les dossiers des candidats
Contrôler et transmettre les Dossiers Techniques d'Évaluation (DTE)
Vérifier les habilitations des centres d'examen
Préparer les convocations des candidats et des jurés
Suivre les différentes échéances et garantir le respect du calendrier
Vous êtes la personne qui veille à ce que rien ne soit oublié.
2. Coordonner les différents acteurs
Vous êtes en contact quotidien avec différents interlocuteurs :
Centres d'examen
Jurés professionnels
Responsables de session
Équipes pédagogiques
Apprentis
DREETS
Prestataires et partenaires
Votre objectif : faire circuler la bonne information au bon moment et assurer une coordination fluide entre tous.
3. Organiser la logistique des examens
Une session réussie passe aussi par une organisation logistique irréprochable.
Vous assurez notamment :
La préparation du matériel d'examen
La gestion des cartons, dossiers et envois
Le suivi des livraisons et retours
L'archivage des documents
La préparation des éléments nécessaires au bon déroulement des sessions
Le suivi des responsables de session sur site
Et lorsqu'un imprévu survient ? Vous cherchez une solution rapidement et efficacement.
4. Garantir l'accessibilité des examens
Vous participez à la mise en place des aménagements nécessaires pour les candidats en situation de handicap (RQTH), en lien avec les équipes pédagogiques et les interlocuteurs concernés.
Une mission importante qui contribue à garantir l'égalité des chances et le bon déroulement des examens pour chaque apprenti.
5. Suivre les aspects financiers et la qualité
Vous assurez également le suivi administratif et financier des sessions :
Suivi du budget des examens
Suivi des frais liés aux jurés, au matériel et aux envois
Mise à jour des tableaux de bord
Réalisation des bilans de session
Suivi des enquêtes de satisfaction
Identification des pistes d'amélioration
Vous ne vous contentez donc pas d'organiser les examens : vous contribuez à améliorer leur organisation au fil du temps.
Le profil que nous recherchons
Nous recherchons avant tout une personne organisée, fiable et à l'aise avec la coordination.
Vous avez idéalement :
Une première expérience dans la formation professionnelle, la gestion d'examens, l'événementiel ou la coordination
Une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel
Une aisance avec les outils numériques et les logiciels de suivi/CRM
Pourquoi rejoindre Synergy School ?
Parce que ce poste ne se résume pas à faire de l'administratif.
Vous aurez un rôle central dans le parcours des apprentis et dans la réussite de leurs examens.
Vous travaillerez dans un environnement où :
Votre organisation a un impact concret sur la réussite des candidats
Vous êtes en contact avec de nombreux interlocuteurs
Vous bénéficiez d'une mission variée, avec peu de place pour la routine
Vous pouvez développer vos compétences en coordination, gestion administrative