Dans ce rôle, vous serez un élément clé de notre organisation, en assurant le bon fonctionnement des opérations administratives. Vous contribuerez à créer un environnement de travail efficace et organisé.
Missions principales (liste non exhaustive) :
- Saisie des factures : récupérer et enregistrer intégralement les factures ;
- Réalisation de tableaux de chiffrage : établir et mettre à jour régulièrement des tableaux de synthèse.
- Gestion de la partie archivage du bureau : vérification des contrats (édition conforme, signature complète) et contrôle.
- Traitement des navettes courrier (en collaboration avec la Chargée du Pôle) : récupération et gestion de l'ensemble des courriers transmis par navette, tri et transmission aux services concernés.
- Saisie du compte rendu hebdomadaire. Mission à valider avec la RH et la responsable.
- Assurer la polyvalence au sein du service
- Traiter les appels téléphoniques du service ;
- Traiter les mails ;
- Traiter les demandes : en lien avec la responsable ou son adjointe, évaluer les urgences ;
- Enregistrer les entrées et sorties dans l'outil informatique du service ;
- Actualiser les données.
Compétences et qualités requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (pack office) indispensable.
- Sens de l'organisation et rigueur
- Respecter la confidentialité des dossiers
- Bonne communication écrite et orale
- Goût pour le travail en équipe
- Capacité à faire preuve d'autonomie, de discernement et de réactivité.