Activités principales :
Secrétariat et assistance administrative de l'adjointe de direction
gestion de l'agenda
préparation des dossiers réunions
- Suivi et gestion de dossiers et des instances : alertes
- Organisation/préparation des réunions :
Réunions internes : direction de pôle et réunion de pôle
Réunions externes : celles relèvant de la direction
- Mise en forme des documents sous les diffrents formats bureautiques : Word, Excel, Power point.
- Sortie de tableaux de bord et statistiques : sortie de tableau mensuel sous POP : Préfet - PEDEC
communication note bimensuelle
- Signalement et orientations des urgences
- Préparation des déplacements; frais de déplacement (Chorus DT)
- Gestion de la boite de messagerie institutionnelle: orientation des mails
Courrier entrant et sortant
- Classement, archivage
- Gestion des fournitures
- Gestion des prévisionnels de congés
suivi des facturations cartes bleues
Traitement de certains dossiers confiés par le supérieur hiérarchique dont :
- présentation de la situation du marché du travail.
- préparation du SPED
- synthèse de la note bimensuelle du pôle
Profil souhaité :
Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d'autres agents, être
référent dans le domaine.
Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents,
optimiser le résultat.
Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir
repérer les dysfonctionnements.
Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches,
connaissance du processus, global.)
Compétences :
- Maîtriser les méthodes de secrétariat et les outils bureautiques et informatiques
- Organisation
- Fiabilité et discrétion
- Connaître la mission du pôle
Savoir-être :
- Rigueur dans l'exécution des tâches
- Sens des relations humaines
- Capacité d'adaptation
- Capacité d'initiative
- Réactivité
- Autonomie
Savoir-faire :
- Techniques spécifiques
- Travail en équipe
- Expression écrite
- Expression orale
- Capacité de synthèse
Long CDD de 3 ans