L'agent d'accueil - standardiste, placé sous l'autorité de la responsable du pôle accueil - standard et du chef de la division, assure un ensemble de tâches liées principalement à l'accueil téléphonique et l'orientation du public, à la réalisation de prestation au service des usagers du site et à des activités de sécurité au sein du poste d'accueil.
1/ Accueil, renseignement et orientation du public, des personnels et des partenaires, sur place ou par téléphone.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents usagers (parents, élèves, enseignants, entreprises, personnels...)
- Renseigner et orienter vers le bon service, le bon site ou la bonne administration.
- Préparer un affichage pour orienter ou prévenir d'une panne.
- Mise en application du programme Services publics +.
2/ Organisation de prestations : réservations des véhicules, des salles de réunions et des moments de convivialité.
- Organiser les agendas des salles et véhicules de service et effectuer les réservations.
- Remise de matériel auprès des usagers (remise de clés, de papiers de véhicules, prêt de vidéoprojecteurs)
- Installer les salles de réunion en fonction des besoins des services.
- Préparer des moments de convivialité (café d'accueil, rafraîchissement).
- Installation des bonbonnes à eau sur le site au niveau des fontaines adaptées.
3/ Sécurisation du site
- Assurer l'ouverture et la fermeture des différents accès au site de la Houssinière avec les outils
appropriés.
- Contrôler l'accès aux bâtiments et la circulation des personnes.
- Participation à la sécurisation du site : prévention incendie, sécurisation des accès et des issues
pendant les manifestations.
- Procéder aux demandes d'intervention des prestataires internes (SIBAA et DSI via SUMIT).
Conditions particulières d'exercice :
- Activités modulables en fonction de l'activité et de la période de l'année dans le respect du planning
établi par la responsable du pôle.
- Contraintes horaires en cas d'urgence ou de manifestation.
- Possibilités d'horaires décalés en fonction des semaines et de l'activité.
Lieu d'affectation : Rectorat de l'académie de Nantes
Profil recherché :
Nous recherchons une personne ayant une première expérience en environnement administratif, incluant idéalement des missions de gestion de standard.
Vous faites preuve de proactivité et savez réagir efficacement face aux imprévus. Doté(e) d'un excellent sens de l'accueil, vous appréciez le contact avec le public et savez informer avec bienveillance et courtoisie en toutes circonstances.
Vous êtes capable de rendre compte de votre activité avec rigueur, et de respecter la confidentialité des informations traitées.
Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques.
Enfin, votre adaptabilité vous permet de vous intégrer, de bien travailler en équipe et de faire face à des situations variées.
CDD 1 mois, renouvelable