Vous occupez une fonction centrale au sein du cabinet, combinant accueil et relation client, gestion administrative et suivi comptable.
Véritable premier point de contact, vous contribuez activement à la qualité de la relation client et au bon fonctionnement quotidien du cabinet, dans un environnement professionnel exigeant.
Vos missions
Accueil et relation client
- Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires
- Gestion des échanges quotidiens avec la clientèle : orientation, suivi des demandes, traitement des retours clients
- Contribution à la qualité de la relation client et à l'image du cabinet
- Organisation et gestion des salles de réunion (planning, préparation, accueil, café, petits-déjeuners d'affaires)
Gestion administrative
- Ouverture, mise à jour et suivi des dossiers clients sur le logiciel Poly Office, en tenant compte de leurs spécificités
- Gestion des lettres de mission et des conventions d'abonnement
- Mise à jour des coordonnées clients (Outlook) et gestion des listes de diffusion
- Saisie et suivi des time sheets
- Suivi administratif des dossiers et coordination avec les avocats et la direction
Facturation et gestion comptable :
- Établissement, suivi et analyse de la facturation clients
- Coordination de la facturation entre les différents sites du cabinet (Bordeaux / Paris / La Réunion)
- Gestion des abonnements et des prélèvements automatiques
- Régularisation et suivi des débours
- Suivi du recouvrement clients, remises de chèques et dépôts bancaires
- Gestion des déclarations de créances
- Élaboration d'états de suivi et reporting à la direction.
Communication clients :
- Préparation et envoi des lettres d'information à destination des clients.
Profil recherché :
- Formation en assistanat administratif et/ou comptabilité
- Expérience sur un poste combinant relation client, gestion administrative et suivi comptable, idéalement en cabinet ou environnement professionnel exigeant
- Excellente aisance relationnelle et très bonne expression orale et écrite
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (clients, avocats, direction)
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
Qualités attendues :
- Sens du service client et de l'accueil
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie et capacité à gérer les priorités
Rémunération : Selon profil et expérience.