Missions du poste :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Secrétariat général
- Instruction et constitution des actes d'état civil (naissance, unions, adoption, décès, changements d'état civil etc.) ;
- Tenue administrative des registres d'état civil ;
- Réception et enregistrement du courrier et des factures ;
- Tenue du registre des salles et suivi des clés ;
- Secrétariat du CCAS
Activités et tâches principales du poste :
- Répondre aux appels téléphoniques, orienter les administrés vers le bon interlocuteur, prendre des messages
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
- Rechercher et diffuser des informations, Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, unions, changements d'état civil etc.) ;
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.) ;
- Établir les différents actes d'état civil ;
- Inscription sur les listes électorales, et écoles ;
- Enregistrer les demandes de locations de salles, gérer les clés ;
- Suivi de dossiers : revue de presse, prestations diverses (copies, dons.)
- Préparation et envoi des diverses convocations ;
- Enregistrement et instruction des dossiers de débits de boisson permanents et temporaires ;
- Suivi des dossiers d'enregistrement des chiens classés ;
compétences demandées:
- Professionnelles : Maîtrise des outils bureautiques et de la suite métier Wemagnus
- Techniques : secrétariat, accueil du public
- Qualités relationnelles : Représente la collectivité auprès des administrés, y compris en dehors du cadre professionnel. Respect de la hiérarchie.