**Ihre Aufgaben**
* Vorausschauende Organisation und Koordination des Arbeitsalltags der Geschäftsführung
* Planung, Priorisierung und laufende Pflege von Terminen, Kalendern und Zeitfenstern
* Koordination der Termine des Verwaltungsrats sowie Führung der Jahres\- und Sitzungsplanung
* Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
* Erstellung von Traktandenlisten, Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen und Sicherstellung einer rechtzeitigen Dokumentation
* Präzise Protokollierung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
* Dokumentation und konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben, Fristen und Pendenzen
* Triage und Priorisierung eingehender E\-Mails und Anfragen sowie Vorbereitung oder selbstständige Beantwortung von Korrespondenz
* Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Briefings, Präsentationen, Berichten und Managementinformationen
* Durchführung inhaltlicher Vorabklärungen und Recherchen zu betrieblichen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen
* Koordination und verlässliche Kommunikation mit Abteilungsleitungen, internen Fachstellen, Behörden, Auftraggebern und weiteren externen Partnern
* Einholung relevanter Informationen bei internen Stakeholdern sowie strukturierte und verständliche Verdichtung für die Geschäftsführung
* Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung strategischer sowie bereichsübergreifender Projekte
* Übernahme eigener Koordinations\- und Verbesserungsprojekte im Auftrag der Geschäftsführung
* Identifikation offener Punkte, Risiken und Entscheidungsbedarfe sowie frühzeitige Eskalation
* Professionelle Ablage und Verwaltung vertraulicher Führungs\- und Verwaltungsratsunterlagen
* Gezielter Einsatz von KI für Recherchen, Zusammenfassungen, Korrespondenz, Sitzungsunterlagen, Analysen und effizientere Arbeitsabläufe
* Laufende Suche nach Möglichkeiten, die Geschäftsführung organisatorisch und inhaltlich zu entlasten und ihr die Konzentration auf die wesentlichen Führungsaufgaben zu ermöglichen
**Ihr Profil**
* Kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung oder Hochschulabschluss, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Recht, Kommunikation, Public Management oder einem vergleichbaren Bereich
* Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsleitung, in einem Verwaltungsratssekretariat, PMO oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion
* Erfahrung in der Vorbereitung und Protokollierung von Geschäftsleitungs\- oder Verwaltungsratssitzungen von Vorteil
* Ausgeprägtes Interesse an betrieblichen, organisatorischen und strategischen Zusammenhängen
* Fähigkeit, sich rasch in neue und komplexe Themen einzuarbeiten und die entscheidenden Punkte zu erkennen
* Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse sowie ein präziser, adressatengerechter Schreibstil
* Hohe digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit Microsoft 365
* Fundierte praktische Erfahrung mit KI\-Anwendungen und ein reflektierter Umgang mit deren Möglichkeiten, Grenzen und Datenschutzanforderungen
* Ausgeprägte Organisations\-, Priorisierungs\- und Selbstmanagementkompetenz
* Vorausschauende Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig anzustossen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
* Diskretion, Loyalität und absolute Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
* Diplomatisches Geschick und gleichzeitig die notwendige Verbindlichkeit, um Informationen und Pendenzen bei unterschiedlichen Stakeholdern einzufordern
* Ruhe, Übersicht und Entscheidungsfähigkeit auch bei zahlreichen parallelen Themen und kurzfristigen Veränderungen
* Dienstleistungsorientierte, pragmatische und lösungsorientierte Persönlichkeit
* Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich abhängig vom eigenen Profil schrittweise in eine weitergehende Chief\-of\-Staff\-Funktion zu entwickeln
**Warum wir?**
* Eine zentrale Vertrauensfunktion in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Verwaltungsrat
* Ein aussergewöhnlich breiter Einblick in strategische, operative, personelle und finanzielle Unternehmensthemen
* Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und unmittelbarer Wirkung
* Die Möglichkeit, Führungs\-, Entscheidungs\- und Informationsprozesse aktiv mitzugestalten
* Ein dynamisches Unternehmen in einer bedeutenden Wachstums\- und Entwicklungsphase
* Eine Arbeitsumgebung, in der Digitalisierung und der verantwortungsvolle Einsatz von KI ausdrücklich gefördert werden
* Eine langfristige Entwicklungsperspektive in Richtung Chief of Staff, abhängig von Erfahrung, Interesse und persönlicher Entwicklung
* Eine gesellschaftlich relevante Tätigkeit an de j4id10397676a j4it0938a j4iy26a