Localisation du Poste : basé sur le CHSF dans un service de soins.
Horaires de travail :
- Plage horaire définie sur la base de 37h30/semaine et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF.
- Les congés se planifient avec 50 % de l'équipe présente - poste à 100 %
Missions permanentes :
1. Accueil
- Information et orientation des patients, agents et usagers
- Accueil téléphonique (numéro unique, informations, orientation, messages à transmettre)
- Accueil des professionnels de santé (visiteurs médicaux, .)
2. Gestion des rendez-vous
- Création / fermeture / modification / report des agendas de consultations
- Prise de rendez-vous téléphonique en 2nd niveau (sur son propre service)
- Prise de rendez-vous physique de 2nd niveau
- Prise de rendez-vous post consultation / programmation vers d'autres services du CHSF
- Identification des points de vigilances liés à des dysfonctionnements récurrents avec le BCRVT
- Mise à disposition des patients d'une liste de contacts des autres établissements pour la prise de rendez-vous
3. Gestion du dossier patient
- Demande des dossiers auprès du service des archives et/ou des autres
- Récupération des dossiers des autres services (hors archives)
- Traçage informatique de tout dossier via USV2 à chaque changement de lieu (cf. charte d'archivage)
- Signalement des modifications d'identité et des demandes de doublons en lien avec la cellule identito-vigilance (Cf. Charte identito-vigilance)
- Tri, classement et complétude du dossier patient avant versement aux archives
- Classement des examens et courriers dans les dossiers archivés
4. Gestion de documents dactylographiques
- Saisie, mise à jour, sauvegarde d'informations (courriers, comptes rendus, tableaux.)
- Impression et envoi après signature des médecins
- Relance des médecins et internes pour la dictée des courriers et comptes rendus d'hospitalisation
5. Autres activités
- Suivi médico-administratif (travail chefferie de service, contrôle de la cohérence des données, informations.)
- Gestion du planning de staff
- Intégration et application de la démarche qualité (confidentialité et sécurité des informations, traçabilité du dossier patient,..)
- Secrétaire médicale « référente » (Agiletime, tutorat .)
- Organisation de réunions
- Collaboration avec plusieurs établissements, cabinets de ville et intra-hospitalier
o Risques professionnels - Cf document unique
Compétences requises
- Titre professionnel de secrétaire médicale obligatoire
- Participation aux formations obligatoires et application au quotidien des enseignements apportés par ces formations
o Savoir-faire requis
- Connaissance du fonctionnement hospitalier public
- Connaissance de la terminologie médicale
- Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers
o Qualités professionnelles requises
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Réactivité, esprit d'initiative, polyvalence
- Dynamisme, rigueur, disponibilité et curiosité professionnelle