L'agence Adecco d'Hirson recrute pour l'un de ses clients un(e) Secrétaire Administrative H/F .
Vos missions. Rattaché(e) à la direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'entreprise à travers les missions suivantes :
Accueil et secrétariat.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et prestataires.
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels.
- Prendre et transmettre les messages.
- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement et expédition).
- Traiter et suivre les emails.
Gestion fournisseurs et achats.
- Mettre à jour les bases de données fournisseurs.
- Effectuer les demandes de prix et comparer les devis.
- Assurer le suivi des commandes et les relances fournisseurs en cas de retard.
- Contrôler, classer et archiver les bons de commande, bons de livraison et factures.
Relation clients.
- Créer et gérer les comptes clients sur l'ERP.
- Assurer le suivi des règlements et les relances des impayés.
- Mettre à jour les échéanciers et tableaux de suivi.
- Éditer et transmettre les devis, factures et documents commerciaux.
Administration du personnel et RH.
- Collecter et saisir les relevés d'heures.
- Assurer le suivi des congés, absences et pointages.
- Veiller au suivi des visites médicales.
- Contrôler la validité des habilitations, CACES et formations obligatoires.
- Gérer les dossiers administratifs du personnel (contrats, mutuelle, prévoyance, etc.).
Gestion administrative générale.
- Mettre à jour et archiver les dossiers administratifs.
- Assurer le suivi des contrats d'assurance.
- Participer à la gestion administrative du parc de véhicules.
Appels d'offres et suivi commercial.
- Assurer une veille sur les appels d'offres en cours et leurs échéances.
- Constituer et vérifier les dossiers administratifs nécessaires aux réponses.
- Veiller à la conformité et à la complétude des documents transmis.
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- Formation de type BAC à BAC+2 en gestion administrative, secrétariat ou assistanat.
- Expérience réussie sur un poste similaire appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et aisance informatique.
- La connaissance d'un ERP est un atout.
- Organisation, rigueur, polyvalence et sens du service sont indispensables.
- Bon relationnel et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Conditions.
- Poste à temps plein.
- Horaires de journée du lundi au vendredi.