Les principales missions et responsabilités (en binôme)
1 - Accueil et gestion administrative
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique des adhérent.e.s, des partenaires et des fournisseurs,
- Prendre en charge les adhésions, inscriptions et désinscriptions des adhérent.e.s,
- Gérer le courrier postal et électronique,
- Contribuer à l'organisation des réunions (convocations, salles, supports) et aux événements de l'association,
- Gérer les plannings des chargés de cours et ateliers et des ressources matérielles : salles, équipements...
- Suivre les stocks (fournitures de bureau.) et faire les commandes si nécessaire,
- Archiver et classer les documents administratifs,
- Assurer la logistique indispensable aux activités, aux conférences, aux voyages et aux événements (tenue des plannings, impression documents de cours, gérer les sessions Zoom.).
2 - Gestion comptable et RH
- Mettre à jour l'application comptable avec les imports de la plateforme de gestion commerciale,
- Tenir à jour la Caisse et déposer les chèques à la banque,
- Archiver et classer les documents comptables,
- Préparer les contrats des salariés professeurs,
3 - Communication interne et externe
- Être le relais d'information entre les membres de l'association, les bénévoles et les partenaires,
- Collaborer à la rédaction des newsletters et des supports de communication,
- Assurer la mise à jours du site web, des flyers, des supports d'information papier et des « informations » du journal local.