CentraleSupelec Exed met à la disposition des cadres et dirigeants en activité, des formations professionnelles courtes, certifiantes ou diplômantes ainsi que des formations sur-mesure issues des enseignements et travaux de recherche des écoles.
Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour renforcer notre équipe. Rattaché(e) au service pédagogique, le poste est principalement axé sur la gestion administrative, le suivi des dossiers.
Vous pourrez également être amené(e) à intervenir en support auprès de différents services de l'entreprise dans leur activité administrative.
Mission
En tant qu'Assistant(e) administratif(ve) au sein de notre organisme, vos missions s'articuleront autour tes taches suivantes :
Gestion globale dossiers administratifs des intervenants (nouveaux et mise à jour annuel des existants)
Suivi administratif en fonction des différents statuts (Vacataires/Honoraires)
Pour les vacataires
- Vérifier la présence de toutes les pièces nécessaires au traitement des rémunérations.
- Mettre à jour les outils afin de permettre le contrôle des paiements.
- Veiller à la conformité des dossiers avant transmission.
Pour les intervenants rémunérés en honoraires
- Contrôler les documents liés à l'activité indépendante.
- Création des comptes fournisseurs si nécessaire
- Vérifier la présence du numéro de déclaration d'activité (NDA) lorsque celui-ci est requis.
- Accompagner les nouveaux prestataires dans leurs démarches administratives si nécessaire.
Gestion documentaire
- Classer les documents dans SharePoint selon la nomenclature définie.
- Intégrer les pièces justificatives dans les outils.
- Mettre à jour les informations administratives des intervenants.
- Garantir la qualité et la traçabilité des dossiers.
Relation avec les intervenants
- Répondre aux questions administratives.
- Accompagner les intervenants dans la constitution de leur dossier.
- Effectuer les relances nécessaires.
- Informer sur les démarches réglementaires.
- Assurer la confidentialité des données.
- Veiller à la qualité des informations enregistrées.
Coordination interne
- Collaborer avec les différents services : les assistantes administratives Inter, Intra et MS, le service Comptabilité, le service pédagogique
- Garantir la circulation fiable des informations entre les différents services.
- Respecter les délais de traitement.
Qualité/Audit :
- Appui à la planification des audits et à la mise à jour des processus, en collaboration avec les référents qualité des BU concernées.
- Préparation des dossiers lors de Contrôles audit financeurs
Intervenir en renfort sur les missions suivantes
Aide à la gestion des dossiers d'accréditation auprès de la Conférence des Grandes Ecoles (programmes MS) concernant les renouvellements
- Saisie des éléments validés par les référents sur la plateforme CGE et mise à jour du tableau des intervenants, à partir des informations finalisées et transmises par les référents (plans de cours, maquettes pédagogiques, etc.).
- Appui auprès de la référente CGE sur le suivi des dossiers d'accréditation et des demandes de modification des programmes MS auprès de la Conférence des Grandes Écoles (CGE).
- Mise à jour du tableau des intervenants, mise à jour des plans de cours synthétique, maquette pédagogique (Période septembre à mars)
Saisie des éléments validés, concernant les dossiers RNCP et RS sur la plateforme de France compétences