Vous assurez l'accueil administratif et téléphonique du SE-Unsa Guadeloupe. Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la structure en facilitant la circulation de l'information, en assurant un premier niveau de réponse aux adhérents et partenaires, et en orientant efficacement les demandes vers les interlocuteurs compétents.
Vous participez également au suivi administratif du syndicat grâce à l'utilisation des outils numériques et des logiciels internes.
Vous travaillez en étroite collaboration avec :
- les responsables syndicaux ;
- les élus et militants ;
- les adhérents ;
- les partenaires institutionnels.
VOS MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil et relation avec les adhérents
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du syndicat.
- Accueillir les adhérents avec courtoisie et professionnalisme.
- Identifier les besoins et apporter un premier niveau de réponse.
- Orienter les demandes vers les responsables compétents.
- Prendre, transmettre et assurer le suivi des messages.
Gestion des courriels
- Consulter quotidiennement les boîtes de messagerie.
- Trier les demandes selon leur nature et leur degré d'urgence.
- Répondre aux sollicitations relevant de sa compétence.
- Transmettre les dossiers aux référents concernés.
- Assurer le suivi des réponses et effectuer les relances si nécessaire.
Gestion administrative
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus.
- Mettre à jour les bases de données et les fichiers de suivi.
- Assurer le classement et l'archivage des documents papier et numériques.
- Préparer les convocations, listes et documents administratifs.
- Participer au suivi des dossiers en cours.
Organisation interne
- Participer à l'organisation des réunions, permanences et rendez-vous.
- Garantir la bonne circulation de l'information entre les différents acteurs du syndicat.
- Utiliser les outils numériques et logiciels internes du SE-Unsa.
- Veiller à la qualité et à la traçabilité des informations traitées.
Une expérience dans :
- le secrétariat administratif ;
- l'accueil du public ;
- la gestion d'un standard téléphonique ;
- le secteur associatif ou syndical ;
constitue un véritable atout.
Une connaissance du fonctionnement d'une organisation syndicale serait appréciée.