Au sein de l'association Via Voltaire, vous occupez un poste structuré autour de deux missions principales : l'accueil des publics (physique et téléphonique) et le suivi administratif de la structure.
Vous êtes un point de contact essentiel, à la fois pour les personnes reçues et les partenaires, et pour le bon fonctionnement administratif interne.
Vos missions
1. Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes reçues et partenaires etc.
- Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques
- Gérer la boîte mail générale et transmettre les informations aux personnes concernées
- Faire le lien entre le public et les responsables de l'association
- Représenter l'image de l'association par un accueil soigné et professionnel
2. Suivi administratif
- Mettre à jour et fiabiliser la base de données
- Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers
- Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, convocations, etc.)
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Suivre les factures simples
- Veiller au respect des procédures internes et des délais
3. Support organisationnel (missions complémentaires)
- Participer à l'organisation des réunions et événements de l'association
- Assurer la logistique (réservation de salles, matériel, envoi des convocations)
- Suivre les inscriptions
Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Bonne expression écrite et orale en français
- Sens de l'organisation et rigueur administrative
- Aisance relationnelle et sens de l'accueil
- Discrétion et respect de la confidentialité
Profil recherché
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
- Une première expérience dans l'accueil ou l'administration associative est un plus
- Autonomie, polyvalence et esprit d'équipe