**CHARGÉ(E) DE MISSION AUPRÈS DU DGS (H/F)**
Sous l'autorité du Directeur Général des Services (DGS), le/la chargé(e) de mission contribue au pilotage, à la coordination et au suivi de l'activité administrative de la collectivité. À l'interface entre la Direction générale, les élus et les services, il/elle prépare et suit les instances municipales et accompagne le DGS dans les dossiers transversaux.
**MISSIONS PRINCIPALES**
1. Préparation et suivi des instances municipales
**Bureau Municipal :
- Préparer les réunions avec le DGS, recueillir les sujets et analyser les notes.
- Préparer les ordres du jour et documents, veiller aux délais de transmission.
- Formaliser et suivre les décisions et arbitrages.
- Alerter le DGS sur les retards ou difficultés.
- Suivre les bilans demandés.
**Conseil Municipal :
- Participer à la préparation administrative des séances et assurer le lien avec les services pour les projets de délibérations.
- Contrôler la complétude des dossiers et le calendrier.
- Contribuer à la sécurisation du circuit administratif.
- Assister aux séances, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
- Suivre les décisions adoptées et actualiser les outils de suivi.
2. Fonctionnement administratif de la Ville
Appui direct au DGS, au Maire et aux élus :
- Coordonner les échanges entre la Direction générale, les directions et services et faciliter la circulation de l'information.
- Préparer notes, courriers, comptes rendus, synthèses et documents d'aide à la décision.
- Suivre les échéances du DGS et contribuer à l'amélioration des procédures et outils.
- Assurer classement et archivage.
- Identifier les situations nécessitant arbitrage ou décision du DGS.
- Participer au CODIR et gérer la régie d'avance protocole.
3. Courrier entrant et demandes adressées à la collectivité
- Analyser et orienter les courriers vers les services compétents.
- En lien avec le cabinet : identifier les courriers prioritaires ou sensibles, suivre les échéances de réponse et effectuer les relances.
- Préparer ou relire les projets de réponses si nécessaire.
- Tenir les outils de suivi des courriers en attente.
4. Suivi de projets transversaux
À la demande du DGS :
- Définir objectifs, étapes et échéances ; identifier les interlocuteurs.
- Organiser les réunions et coordonner les services.
- Suivre les actions, délais, difficultés et points de blocage.
- Proposer des solutions, rendre compte au DGS et assurer le suivi des décisions.
**PROFIL RECHERCHÉ**
Savoir-faire :
- Organisation, priorisation et autonomie.
- Maîtrise de la gestion de projet et du suivi de plans d'actions.
- Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction.
- Maîtrise de l'orthographe et des outils bureautiques/collaboratifs.
- Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leurs instances.
- Connaissance du droit des collectivités territoriales et des actes administratifs.
Savoir-être :
Rigueur, fiabilité, anticipation, discrétion, confidentialité, autonomie, diplomatie, réactivité et capacité d'adaptation.
**CONDITIONS D'EXERCICE**
Déplacements ponctuels.
Temps de travail : 37h30 hebdomadaires, horaires flexibles (8h00-12h00 / 13h30-17h00), adaptables selon les contraintes personnelles et les impératifs du service.
**RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES**
Rémunération selon la grille indiciaire et le régime indemnitaire en vigueur, selon profil et expérience, complétée par :
- Prime de fin d'année équivalente à un SMIC, versée en deux fois et proratisée selon la date d'arrivée.
- CIA versé en début d'année.
- CNAS : cartes cadeaux, sorties, billetterie, chèques vacances, etc.
- Participation employeur mutuelle/prévoyance
- Télétravail 1 jour/semaine possible.
- Carte d'accès gratuite à la Médiathèque.
- Transports en commun pris en charge à 75 %.